Herramientas de Productividad

LAS HERRAMIENTAS DE PRODUCTIVIDAD SON:

aquellas herramientas que nos van ayudar a desarrollar nuestras tareas y proyectos a través de la informática. Pero, antes de todo...

¿Qué es  productividad?

Productividad, es la relación que existe al fabricar un producto u ofrecer un servicio y los recursos que se 
utilizan para desarrollar ese producto o servicio. Se repasa una cita 
con su definición técnica.

“En el campo de la economía,  se entiende por productividad al vínculo que existe entre lo que se ha producido y los medios que se han empleado para conseguirlo (mano de obra, materiales, energía, etc.). Por eso, la productividad suele estar asociada a la eficiencia y al tiempo: cuanto menos tiempo  invierta en lograr el resultado anhelado, mayor será el carácter productivo del sistema"

De lo bien, rápido y barato que se utilicen los recursos para fabricar el producto u ofrecer el servicio de buena calidad, dependerá una buena o mala productividad. Pero como esta área trata de la productividad a través  herramientas informáticas, se hablarán de las diferentes herramientas conocidas para tal fin, en beneficio tanto para los usuarios a nivel personal como para cualquier empresa u organización. Muchos de los beneficios que ofrecen estas herramientas de productividad son:

1.      Automatización de tareas y proyectos.

2.      Reducción de la cantidad de trabajo repetitivo.

3.     Minimización en lo posible de los errores humanos (tanto de ideas como de cálculo). Entre otros.

Importancia y Aplicación de las Herramientas de Productividad

• Importancia de las herramientas de productividad

Las,herramientas informáticas son 
claves en producción y la evolución del mundo.” Estas
 herramientas son

software de aplicación finales listos para usar por el usuario, 
de manera que pueda usarlo para cualquier clase de función u 
operación, ya sea en una computadora o algún dispositivo móvil.

Tan importante son las herramientas de productividad para las 
personas, ya sea para su consulta personal y para la educación, como para las empresas y demás organizaciones en todas sus 
operaciones, que se les hace necesario contar con equipos
 informáticos (computadoras personales, laptops, tabletas, 
dispositivos móviles) y programas de gestión en sus 
respectivas necesidades

Ya no solo se cuenta con una computadora para realizar
 operaciones a través de las distintas herramientas de productividad, sino también de tabletas -sobretodo iPads- y dispositivos 
conocidos como ”Smartphone", para tener la oportunidad de
 desarrollar sus operaciones en la medida de sus necesidades, 
donde se encuentren, en cualquier momento. Por ejemplo, son 
tantas las herramientas de productividad en los equipos antes 
señalados, como lo es en el caso de los iPads de Apple, que ya
 cuentan con más de 225,000 aplicaciones para cualquier clase
 de tareas.

• Aplicación de las herramientas de productividad

Las herramientas de productividad tienen muchas aplicaciones,
 no solo para el desarrollo de las organizaciones o propiamente 
para las personas, igualmente existen para las mismas 
herramientas informáticas que permiten su uso más eficiente.

Las herramientas más utilizadas se aplican para diferentes
 áreas de cobertura.

Área de Cobertura de las Herramientas de Productividad

• Áreas de Cobertura

Las áreas de cobertura en las que  utilizan tantas 
herramientas de productividad a través de las tecnologías de la información pueden ser muchas, pero hay algunas que son las
 que más sobresalen, las que se explican a continuación.

• Mantenimiento de Sistema

Estos son programas utilitarios  necesarios para darle 
mantenimiento al sistema para su normal desempeño.

Por lo regular, estas herramientas pueden venir dentro del 
paquete del sistema operativo

(tanto Windows "Seven", cualquier versión de Linux y “Mac OS X” los traen), pero igualmente existen programas independientes, los
 cuales se pueden conseguir bajo licencia o de forma libre, 
de forma separada o por un paquete es especializado para este
 tipo de necesidades. Estas herramientas tienen diversas 
utilidades, pero todas para mejorar la productividad del mismo 
sistema a manera de Software, y entre las importantes se 
encuentran:

1.      protección contra virus

2.      protección contra ataques externos vía Internet.

3.     Administración de contraseñas y/o usuarios.

4.      compresión de archivos

5.      mejorar el rendimiento del computador 
(como los desfracmentadores de discos liberador de espacio).

6.     Programas como éstos vienen en paquetes, algunos 
mencionados, tales como:

        6.1 "SystenTweaks""TuneUp Utilities" de las
 desarrolladora alemana TuneUp software GmbH.

        6.2 "Norton 360" de la desarrolladora norteamericana 
Symantec-una de las pioneras en programas de antivirus

       

 6.3 McAfee All Access” desarrolladora del mismo nombre, 
filial del Intel Corp.

 Entre otros tantos desarrolladores que se dedican a diseñar herramientas de este tipo, por la gran cantidad de ataques por virus, piratas informáticos y 
daños en el sistema generales que siempre ocurren en las 
computadoras, personales “PC”.

• Organización Personal

Las herramientas de organización personal son las que ayudan al usuario
 a eso, a organizarse en su vida diaria, tanto personal como profesional.

Estas herramientas pueden venir dentro del paquete del sistema 
operativo (cualquier versión de Linux y Mac OS  los traen), pero 
igualmente existen programas independientes, los cuales se pueden
 conseguir bajo licencia o de forma libre, de forma separada o por un
 paquete especializado para este tipo de necesidades. Estas
 herramientas tienen diversas utilidades, pero todas para mejorar la
 organización del usuario, y entre las importantes se encuentran: 

1.      Administrador de correos: como lo pueden ser 
“Microsoft Outlook" del paquete Microsoft Office, “Mail”
 de Mac OS X, “Mozilla Thunderbird” de Mozilla o
 "IncrediMail”.

2.      Administrador de notas: como "One Note" de Microsoft
 Office o “Notes” de Mac OS X, Evernote (aplicación
 tanto para dispositivos móviles como para PC's).

3.     Directorios de contactos: como lo es la “Agenda” de Mac
 OS X o los contenidos en los distintos programas de red 
social de Microsoft (MSN Messenger o 
Windows Live Messenger).

4.     Calendarios: como el “iCal” de Mac OS X o el contenido dentro del mismo Windows.

En el caso del sistema operativo Mac Os X, las aplicaciones “Agenda”, “Mail”, "iCal", “Notes”, “iChat” y “Facetime” (estos dos últimos son
 programas de comunicación por texto y audio visual), se comunican  y 
actualizan automáticamente entre sí al momento de consultar o 
comunicarse con un contacto. Y en el caso de las aplicaciones
 instaladas o en líneas de Microsoft, se tiene que importar la base de
 datos de los contactos para poderse comunicar con ellos en cada
 uno de los programas de ese desarrollador, o sea, no hay sinergia entre
 ellos.

•  Diseño y Edición de Arte

No todos usan estos paquetes de programas especializados para 
documentos multimedia, tales como fotografías, vídeos, organización de
 música o sonidos, diseño y maquetación de texto modificado. Por lo

regular, este tipo de herramientas mejoran  productividad de los artistas del diseño y de la publicidad,  son usados por profesionales debidamente experimentados en su rama para las siguientes áreas: fotografía para revistas, otros documentos profesionales, y demás material publicitario, vídeo para producción de cine, televisión y publicidad, diseño y edición de documentos profesionales y material publicitario, diseño y edición de música para cualquier fin o mercado,
diseño y edición de páginas web  diseño y edición de gráficos 
(pintura o dibujo), ya sean fijos, animados, diseño y
 edición de programas de aplicación con mucha interfaz gráfica, 
diseño y edición de videojuegos.

En esta clase de herramientas, las aplicaciones que más se conocen se 
encuentran en programas de paquetes especializados, de las cuales está
 el “Adobe Creative Suite”  de la desarrolladora especializada y famosa
 por este tipo de herramientas Adobe Systems Incorporated 
(la creadora del formato "pdf"), el cual contiene aplicaciones tales como: 

1.     Photoshop: edición de fotografía con excelentes efectos 
digitales.

2.     Illustrator: creación artística de dibujo y pintura para 
Ilustración (arte digital).

Este fue el programa que le salvó la vida a las 
computadoras Macintosh de Apple y a la misma
 Cia.- como software exclusivo para manipulación solo
 en esta computadora por sus ventajas en el manejo de
 gráficos.

3.     InDesign: edición o "maquetación" de documentos 
para la composición profesional de páginas listas para
 imprimir como libros. 

4.     Acrobat: procesamiento y edición de texto. Es el
 programa que permite ver, crear y modificar los famosos
 archivos "PDF".

5.     Flash: creación y diseño de efectos visuales animados. 
Muchos de los efectos de movimiento que se ven en páginas
 webs, o dibujos animados, pueden ser hechos con este
 programa:

•  Dreamweaver: diseño, edición, vídeos y aplicaciones Web 
• para páginas Webs.
• Fireworks: programa plataforma para el diseño de 
• páginas Webs. 
• Las extras se hacen con el Dreamweaver.

Y los reconocidos programas “Corel Draw" para la edición de dibujo
 y pintura para ilustración digital, y “Corel Photo-Paint” para la 
edición de imágenes fotográficas, de la empresa desarrolladora
 Corel Corp.

• Ofimática

Son aquellos programas utilizados en una oficina para 
operaciones administrativas, pero que igual puede ser usado por un
 usuario en casa para sus registros diarios y por el estudiante para el 
desarrollo de sus tareas y proyectos.

Hay diversos paquetes de programas ofimáticos , los cuales no todos
 guardan un patrón con los mismos programas;  pero el más 
representativo, sin duda, es el de Microsoft Office, el cual se va a
 explicar su funcionamiento con todos sus detalles a través de los
 siguientes puntos.

Paquete de Ofimática de Microsoft Office

• Procesadores de Texto

Un procesador de texto es una 
aplicación informática destinada a la 
creación o modificación de documentos 
escritos por medio de una 
computadora. Representa una alternativa 
moderna a la antigua máquina de 
escribir, siendo mucho más potente y 
versátil que ésta

Los procesadores de textos brindan una 
amplia gama de funcionalidades, ya
 sean tipográficas,
idiomáticas u organizativas, con algunas variantes según el programa de que se disponga. Como regla general, todos pueden trabajar con distintos tipos y tamaños de letra, formato de párrafo y efectos artísticos; además de brindar la posibilidad de intercalar o superponer imágenes u otros objetos gráficos dentro del texto.

La competencia por saber qué procesador de texto es el mejor continua, los más conocidos en los computadores compatibles, son el WordStar, el DisplayWrite, el WordPerfect, el AmiPro, el MS Works, y últimamente el Microsoft Word. También existen otras aplicaciones capaces de procesar textos, integradas a otros conjuntos; de las cuales las más conocidas son el Write del Windows 3.0 y 3.1, y el Notebook o el WordPad de las versiones de Windows 95 y 98.

El procesador de texto que más se usa en Panamá, es Microsoft Word, del paquete de Microsoft Office.

• Herramientas de presentación

Un programa de presentación es un 
paquete de software usado para 
mostrar información, normalmente 
mediante una serie de diapositivas.

Típicamente incluye tres 
funciones principales: un editor 
que permite insertar un texto y 
darle formato, un método para
 insertar y manipular imágenes y 
gráficos y un sistema para mostrar
 el contenido en forma

continua.

Puede que sientas que Power Point cada día se vuelve más 
obsoleto. Prezi es una buena alternativa para crear 
presentaciones atractivas, interesantes y dinámicas, pero 
no es la única opción ya que existen diferentes 
herramientas de presentación

•  Prezi
  

Prezi es potente para la visualización de información 
dinámica y a menudo hemos comentado en este blog de todas sus
 bondades. Tiene  la capacidad de crear mapas mentales 
interactivos  altamente visuales. Tiene una función de zoom
 en 3D y te permite crear recorridos asombrosos.

• PreZentit
  

Funciona desde el navegador, y sus herramientas son 
sencillas para colocar rápidamente los elementos que se 
expondrán. Aunque no tiene tantas funciones, el resultado
final se puede compartir mediantes una URL, además 
de poder ser descargada para usarla sin una conexión a Internet.

•        Keynote
  

Es un recurso para los usuarios de la Mac. Promete 
satisfacer a los diseñadores con atractivos diseños,
los cuales se pueden configurar desde el  iPhone y el iPad.

•      Brainshark
  

Es similar a  PowerPoint, pero tiene la facilidad de 
agregar las diapositivas en forma de videos. Es gratuita,
 pero existen planes para obtener más funciones.

•     Vuvox
  

Ayuda a fusionar imágenes, audio, vídeo y texto para crear
 historias personalizadas, no solo son presentaciones. Todo 
se puede compartir en las redes sociales.

La herramienta informática para presentación gráfica más 
usada en Panamá es Microsoft PowerPoint, del paquete Microsoft
Office

• Hoja Electrónica de cálculo

Una hoja de cálculo es un tipo de documento, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas).

La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

Algunas hojas de cálculos que podemos mencionar son:

• Calc, integrada en OpenOffice.org
• Microsoft Excel, integrada en Microsoft Office
• Gnumeric, integrada en Gnome Office
• KSpread, de KOffice
• Numbers, integrada en iWork de Apple

La hoja electrónica de cálculo más usada en Panamá es 
Microsoft Excel, del Paquete de Microsoft Office. Al igual
que el procesador de texto Word y el programa de 
presentación PowerPoint estos dos juntos con Excel forman la 
familia de programas de aplicación básicos que no debe de
faltar en ninguna oficina, y está en las computadoras de 
casi todos los hogares que la poseen.